Anita Piskorz

Koordynowanie procesów administracyjnych w firmie niezbędnych do pracy operacyjnej Działu Administracji zgodnie z wytyczonym planem.

1. Archiwum firmowe
• Koordynowanie obiegu umów firmowych
• Prowadzenie wewnętrznego archiwum umów
• Sprawowanie pieczy nad archiwum zewnętrznym i współpracą innych działów korzystających
z usług zewnętrznego archiwum
• Organizowanie utylizacji dokumentów

2. Biuro
• Monitorowanie stanu wyposażenia biurowego (w tym: zamawianie i prowadzenie inwentaryzacji
mebli biurowych)
• Organizowanie usuwania drobnych usterek biurowych
• Współpraca z firmą sprzątającą
• Wydawanie i monitorowanie stanu kart systemu kontroli dostępu
• Organizowanie niezbędnych przeglądów urządzeń na powierzchni biurowej wszelkich (CCTV,
SSWiN, klimatyzacja, kontrola dostępu itp.)
• Udział we wdrażaniu nowych Pracowników do firmy od strony administracyjnej
• Sprawowanie pieczy nad kluczami firmowymi

3. Flota samochodowa
• Koordynowanie bieżącej współpracy z firmą zarządzającą flotą samochodową
• Dbanie o wysoki poziom realizacji usług pomiędzy kontrahentami mającymi związek z flotą
samochodową a użytkownikami floty
• Organizowanie rejestracji, ubezpieczenia pojazdów
• Prowadzenie kartoteki pojazdów
• Współpraca z budynkowym biurem parkingu

4. Kontrahenci serwisowi
• koordynacja współpracy z podstawowymi dostawcami usług jak np.: kurierzy, taxi, hotele, artykuły biurowe

5. Procedury administracyjne
• Bieżąca aktualizacja procedur administracyjnych

• Inne
• Organizacja imprez firmowych, karty podarunkowe

• Wsparcie administracyjne biura (organizowanie napraw, monitorowanie stanu wyposażenia
biurowego)
• Współpraca z podwykonawcami (firmami remontowymi, sprzątającymi, serwisowymi)
• Uzupełnianie list pracowniczych oraz list kontaktów
• Współpraca z działem Administracji – inwentaryzacja, realizowanie zamówień, dbanie o
estetykę biura, zarządzanie kartami flotowymi
• Dbanie o przygotowanie sal konferencyjnych
• Kompleksowa obsługa recepcji
• Rejestrowanie, archiwizowanie oraz rozliczanie faktur
• Rejestrowanie oraz archiwizacja dokumentów
• Zapewnienie płynnego przepływu dokumentów

• Kompleksowa obsługa recepcji
• Rejestrowanie faktur
• Prowadzenie grafiku oraz dbanie o przygotowanie sal konferencyjnych
• Zapewnienie odpowiedniego przepływu dokumentów
• Współpraca z firmami kurierskimi

• Obsługa centrali telefonicznej
• Koordynowanie poczty wychodzącej / przychodzącej
• Fakturowanie, księgowanie
• Kierowanie ruchem w salonie
• Wparcie administracyjne pracowników
• Realizowanie zamówień biura