Alicja Jakubowicz

Praca przy projekcie „Podniesienie kwalifikacji kadry technicznej w przedsiębiorstwach woj. mazowieckiego”.

Opis obowiązków przy projekcie:

- Tworzenie procedur rekrutacyjnych,
- Organizowanie i realizowanie procesu selekcji, a następnie rekrutacji uczestników szkoleń,
- Tworzenie i monitorowanie bazy danych uczestników projektu,
- Zarządzanie dokumentacją szkoleniową,
- Utrzymywanie stałych relacji z instytucjami wspomagającymi proces rekrutacji uczestników szkoleń
- Opracowywanie raportów z przeprowadzonych działań dla Kierownika Projektu,
- Telefoniczny kontakt z kandydatami, Spotkania z kandydatami
- Definiowanie i modyfikacje procesów rekrutacyjnych celem ich optymalizacji,
- Praca nad doskonaleniem bieżących metod rekrutacyjnych,
- Udział w planowaniu działań rekrutacyjnych,
- Opracowanie dokumentacji rekrutacyjnej
- Opracowanie regulaminów rekrutacji,
- Przygotowywanie list podstawowej i rezerwowej Beneficjentów

Praca przy projekcie „Podniesienie kwalifikacji kadry technicznej w przedsiębiorstwach woj. świętokrzyskiego”.

Opis obowiązków przy projekcie:

- Opracowanie i przeprowadzenie kwestionariuszy ankiet ewaluacyjnych,
- przedstawianie Koordynatorowi na bieżąco sprawozdań o stanie realizacji zadań i o wynikłych nieprawidłowościach;
- współpraca ze specjalistą ds. sprawozdawczości finansowej, specjalistą ds. organizacji w zakresie realizowanych zadań i osiąganych wskaźników;
- współpraca ze specjalistą ds. rekrutacji i promocji w zakresie wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji realizacji zadań projektowych;
- katalogowanie beneficjentów Projektu;
- prowadzenie i nadzór nad sprawozdawczością w systemie PEFS (gromadzenie danych o uczestnikach projektu (PEFS);
- przygotowanie planu oraz metod i narzędzi monitorowania realizacji Projektu;
- przygotowanie, rozprowadzenie i zbieranie kwestionariuszy monitorujących oraz opracowywanie i przedstawianie wyników Koordynatorowi wraz z rekomendacjami zmian;
- monitorowanie stanu realizacji zadań przez Partnera Projektu;
- katalogowanie i archiwizowanie dokumentów związanych z bieżącym monitorowaniem oraz ewaluacją Projektu;
- monitorowanie Beneficjentów Ostatecznych, w tym: kontrola oświadczeń beneficjentów w zakresie zgodności z Projektem oraz wytycznymi PO KL oraz weryfikacja danych dotyczących beneficjentów z PEFS;
- Bieżąca analiza kwestionariuszy,
- Sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonej ankietyzacji,
- Archiwizacja kwestionariuszy,
- Przetwarzanie danych osobowych,
- Przygotowywanie i wdrażanie metod i narządzi ewaluacyjnych,
- Opracowanie instrukcji kontroli wewnętrznej Projektu,
- Przygotowanie prezentacji na koniec Projektu,
- Współpraca z Kierownikiem Projektu i kierownikami zadań w zakresie monitoringu wskaźników i rezultatów Projektu,
- Ewidencja czasu pracy

Praca przy projekcie „Firmy rodzinne szansą rozwoju przedsiębiorczości na Śląsku.” który za cel stawia wzmocnienie potencjału przedsiębiorczości rodzinnej w woj. śląskim poprzez podniesienie kompetencji zarządczych 150 osób do końca XII 2009r.

Opis obowiązków przy projekcie:

- rekrutacja:
-125 firm rodzinnych z woj. śląskiego,
-osoby zarządzające firmami rodzinnymi z woj. śl. (100 osób),
-pracownicy firm rodzinnych, zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub umów cywilno-prawnych (50 osób),
-pozyskanie do współpracy instytucji i organizacji przedsiębiorców i pracodawców, identyfikacja firm rodz. wśród członków,
-przygotowanie materiałów pomocniczych do rekrutacji-opisu korzyści z udziału w projekcie, formularza zgłosz., opisu oferowanych w projekcie usług,
-prezentacje projektu na spotkaniach rekrutacyjnych dla członków, na konferencjach i seminariach branżowych dla śląskich MŚP,
-tworzenie bazy danych śląskich firm rodzinnych-identyfikacja grup docelowych, określenie firm i osób, do kt. będą adresowane działania,
-publikacja ogłoszeń rekrut. i artykułów sponsorowanych propagujących ideę projektu,
-wysyłka (pocztą oraz e-mailem) ofert prezentujących założenia projektu, program merytoryczny szkoleń, informację o terminach i procedurze zgłoszeń do przedstawicieli grup docelowych Projektu,
-nawiązanie telefonicznego i/lub osobistego kontaktu z osobami, kt. otrzymały ofertę, w celu zachęcenia ich do wzięcia udziału w szkoleniach,
-bieżąca rejestracja zgłoszeń-formularze zgłosz. wraz z oświadczeniem o zgodzie na przetw. danych osobowych oraz o otrzymanej pomocy publicznej,
-kompletowanie grup szkoleniowych, potwierdzanie uczestnictwa, analiza zgłoszeń pod kątem kryteriów jakościowych,
-tworzenie list rezerwowych na szkolenia (min. 15% uczestników).

Opis obowiązków przy projektach:

Projekt „Nowe kwalifikacje na nowe czasy – rozwój kompetencji pracowników 45 +”
Projekt „Wsparcie rozwoju polskiego eksportu”
Projekt „Zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw branży elektronicznej”
Projekt „Inwestycja w kadry”

• sporządzanie miesięcznych analiz i raportów
• sporządzanie opisów stanowiskowych
• rekrutacja i selekcja kandydatów
• przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych
• wspieranie bieżącej działalności zespołu
• współdziałanie w realizacji projektów z zakresu motywacji pracowników i komunikacji wewnętrznej
• przygotowywanie dokumentów i komunikacja między działami przedsiębiorstwa
• zarządzanie oddziałem regionalnym, współpraca z przedstawicielami firmy w regionie, pozyskiwanie i utrzymywanie kontaktów z klientami kluczowymi, przeprowadzanie analizy potrzeb,
• rekrutacja uczestników na szkolenia
• obsługa kluczowych klientów firmy
• identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych klientów
• ustalanie warunków obsługi szkoleń z hotelami
• sporządzanie list zakwaterowania i przesyłanie ich do hoteli
• wyjazdy na szkolenia w celu zapewnienia obsługi administracyjno - organizacyjnej
• pomoc przy kwaterowaniu uczestników szkoleń
• oficjalne powitanie uczestników i rozpoczynanie szkoleń
• kompletowanie dokumentacji szkoleniowej (formularze zgłoszeniowe i pozostałe dokumenty od uczestników, dzienniki zajęć, listy obecności, karty pracy itd. od trenerów)
• organizowanie okolicznościowych imprez integracyjnych dla uczestników
• obsługa strony internetowej poprzez zamieszczanie artykułów i aktualizowanie informacji
• sporządzanie baz danych klientów
• sporządzanie baz danych hoteli

• obsługa komputera, urządzeń biurowych
• organizacja spotkań oraz delegacji przełożonego
• rezerwacje biletów, hoteli
• sporządzanie pism i notatek
• przygotowywanie dokumentów
• kontakty z klientem zewnętrznym i wewnętrznym
• udzielanie informacji klientom
• obsługą korespondencji
• umawianie spotkań