Aleksandra Mrzygłód

- bieżąca obsługa członków Zarządu
- organizowanie podróży służbowych członków Zarządu
- przygotowywanie dokumentacji przetargowej
- wystawianie faktur sprzedażowych
- przygotowywanie dokumentacji dla kontrahentów
- wspieranie Zarządu w budżetowaniu projektów badawczych
- prowadzenie dokumentacji związanej z upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych dla pracowników
- prowadzenie dokumentacji związanej z umowami o przetwarzanie danych osobowych
- przygotowywanie i wdrażanie wewnętrznych procedur (SOP)
- prowadzenie rejestru umów z kontrahentami
- prowadzenie projektu szkoleń pracowniczych w ramach mbonów (środki MARR)
- obsługa projektów w ramach pomocy de minimis
- obsługa wniosków urlopowych pracowników
- współpraca z zewnętrzną firmą kadrową
- współpraca z zewnętrzną firmą księgową

- pełna obsługa biura i sekretariatu
- tworzenie raportów wewnętrznych
- tworzenie pism korespondencji firmowej
- przygotowywanie pełnomocnictw dla pracowników
- współpraca z urzędami
- kontakty z brokerem polis ubezpieczeniowych
- współpraca z księgowością zewnętrzną
- współpraca z obsługą prawną firmy
- organizacja wyjazdów służbowych
- kontakty z najemcami budynku Archetura
- współpraca z firmami serwisującymi budynek
- prowadzenie teczek osobowych
- prowadzenie ewidencji czasu pracy (platforma RCP)
- prowadzenie dokumentacji medycyny pracy, wydawanie skierowań
- prowadzenie dokumentacji szkoleń BHP, organizacja szkoleń
- rozliczanie składek ubezpieczenia grupowego pracowników
- obsługa pozaksięgowa świadczeń pracowniczych
- współpraca w procesach rekrutacyjnych
- przyjmowanie nowych pracowników
- przygotowywanie umów, uchwał Zarządu

• Obsługa administracyjna biura
• Bieżąca obsługa sekretariatu
• Dekretacja poczty przychodzącej
• Prowadzenie rejestrów umów zawieranych przez Fundację
• Redagowanie pism firmowych
• Organizacja spotkań firmowych
• Współpraca z firmą marketingową obsługującą Fundację
• Realizacja zamówień zakupowych
• Bieżąca współpraca z oddziałami Fundacji
• Prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa Zarządu
• Organizowanie podróży służbowych Członków Zarządu
• Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji Zarządu
• Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji oraz posiedzeń Rady Fundacji
• Prowadzenie dokumentacji Fundacji

• koordynacja pracy biura w Krakowie i Warszawie
• organizowanie posiedzeń Rady Nadzorczej, w tym przygotowywanie materiałów
• przygotowywanie posiedzeń Zarządu, w tym uchwał i materiałów
• prowadzenie dokumentacji BZ
• współpraca z kancelarią prawną w zakresie projektów dot. RN i Zarządu
• wykonywanie tłumaczeń dokumentów na potrzeby Zarządu i RN
• bieżąca obsługa sekretariatu
• dekretacja poczty przychodzącej do Zarządu i RN
• koordynacja prac zespołu w zakresie obsługi i organizacji delegacji służbowych pracowników oraz rozliczeń kart Visa business, obsługi help desk ds. tłumaczeń, pełnomocnictw i pieczątek

• obsługa sekretariatu Prezesa Zarządu
• organizowanie posiedzeń Rady Nadzorczej, w tym przygotowywanie materiałów
• przygotowywanie posiedzeń Zarządu, w tym uchwał i materiałów
• organizacja międzynarodowych posiedzeń w obrębie Grupy DB
• wykonywanie tłumaczeń dokumentów na potrzeby Zarządu i RN
• dekretacja poczty przychodzącej do Zarządu i RN
• organizacja podróży służbowych Prezesa Zarządu

• bieżąca obsługa sekretariatu Zarządu

• bieżąca obsługa sekretariatu biura architektonicznego
• przygotowywanie dokumentacji projektowej
• zaopatrzenie biura