Agnieszka Wojciechowicz

Zakres obowiązków na stanowisku: Kierownik ds. Administracji


1. Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej:
a) ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w księgach korespondencyjnych
b) rozdzielanie korespondencji przychodzącej do adresatów
c) rejestr listów poleconych w pocztowej książce nadawczej
d) wypełnianie druków nadawczych na paczki

2. Prowadzenie rejestru faktur

3. Prowadzenie kasy( PL, EUR,GBP, CHF,KR)
a) sporządzanie raportów kasowych
b) wydawanie zaliczek pracownikom
c) Wystawianie KW,KP

4. Organizowanie wysyłek kurierskich
a) zamawianie kuriera
b) monitorowanie przesyłki
c) zbieranie aktualnych ofert rynkowych
d) podpisywanie umów z firmami kurierskimi
e) sprawdzanie zgodności otrzymywanych faktur z warunkami podpisanych umów/ustaleń jednostkowych dotyczących wysyłki

5. Zaopatrzenie biura w artykuły biurowe, artykuły spożywcze, środki czystości:
a) przygotowywanie zamówień na powyższe artykuły
b) zbieranie aktualnych ofert rynkowych, poszukiwanie nowych dostawców
c) zamawianie tonerów do drukarek
6. Wydawanie pracownikom przyjmowanym do pracy:
d) formularzy druków osobowych, skierowań na badania lekarskie
e) kart dostępowych i dokumentów związanych z ich obiegiem
f) sprzętu będącego własnością firmy jak: telefony komórkowe, klucze, laptopy, itp. i prowadzenie dokumentacji związanej z ich rejestrem

7. Przyjmowanie od pracownikom odchodzącym z pracy:
a. kart obiegowych
b. odbieranie sprzętu firmowego wydanego przy przyjęciu pracownika do pracy

8. Programowanie firmowych kart wstępu.
9. Ubezpieczenia maszyn, oc firmowe, samochodów.
a. Prowadzenie rejestrów ubezpieczeń.


10.Przygotowywanie wzorów dokumentów firmowych

11.Zamawianie wizytówek dla pracowników, pieczątek itp.

12.Organizowanie i negocjowanie warunków współpracy z firmami zewnętrznymi jak:
a. Zakład Komunalny
b. Firmy telefoniczne
c. Dostawcy wody
d. Security
e. Firmy kurierskie
f. Firmy ubezpieczeniowe
koordynowanie współpracy z nimi w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy.


10. Nadzór nad sprzętem biurowym i technicznym stanowiącym wyposażenie firmy :
a. zgłaszanie usterek i zlecanie napraw
b. prowadzenie rejestru kart gwarancyjnych
c. organizowanie zakupu nowego sprzętu w miarę zapotrzebowania firmy
d. koordynowanie serwisu technicznego i terminowości dokonywania przeglądów np. xero itp.


11. Odbieranie telefonów i łączenie rozmów

12. Wysyłanie i odbieranie faksów

13. Przygotowywanie dokumentów, pism dla zarządu.

14. Uaktualnianie rejestru telefonów, adresów e-mail pracowników firmy.

15. Informowanie pracowników firmy o:

a. zarządzeniach zarządu
b. awariach
c. szkoleniach

16. Obsługa gości zewnętrznych
a. rezerwacja hoteli
b. organizowanie posiłków

17. Przygotowywanie pracowników do wyjazdów służbowych:
a. rezerwacja biletów
b. rezerwacja hoteli

20. Organizowanie i nadzór nad imprezami firmowymi dla pracowników.

22. Nadzór nad osobą zatrudnioną na stanowisku sprzątaczki .