Temat: Obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny – wydawałoby się, że temat jest dobrze znany i nie ma się nad czym szczególnie rozwodzić. Jak się jednak okazuje nawet w tak prostych zagadnieniach można znaleźć przypadki wymagające zastanowienia.

Problem dotyczy dopełnienia obowiązku informacyjnego względem osób, które przekazują nam swoje dane, lecz nie czynią tego bezpośrednio, a za pośrednictwem poczty lub innej osoby.

Ostatnio spotkałem się z następującą sytuacją:
-Osoby składają do urzędu wniosek.
-Ponieważ są to często osoby starsze lub niepełnosprawne, wniosek przynosi w ich imieniu osoba trzecia (można rozpatrzyć przypadek przesłania wniosku pocztą – nic to nie zmienia).
-Wzór wniosku został wprowadzony rozporządzeniem i nie można wymagać, żeby osoby składały wnioski przygotowane przez urząd, rozszerzone o stronę na której urząd dopełnia obowiązku informacyjnego.

Dodatkowo literatura podaje:
-Obowiązku informacyjnego nie można wypełnia w formie ogłoszenia – informacja musi być skierowana do konkretnej osoby.
-Informacje należy przekazać bezpośrednio osobie której dane będą przetwarzane.
-Informacje należy podać przed rozpoczęciem przetwarzania danych (osoba musi np. wiedzieć, czy ich podanie jest dobrowolne czy obowiązkowe).

W wypadku osób zgłaszających się osobiście, nie ma problemu – otrzymują one wszystkie informacje na piśmie.
Co jednak zrobić z tymi, którzy nie składają wniosku osobiście?
Wysłać informacji pocztą? Niestety, osoba powinna otrzymać informacje zanim rozpoczniemy przetwarzanie danych.
Wywiesić informacje w widocznym miejscu? Literatura podaje, że powinienem poinformować bezpośrednio zainteresowaną osobę.
Nie przyjmować druków niewydajnych przez urząd, przysłanych pocztą, albo przyniesionych przez inną osobę? A na jakiej podstawie? Wniosek wpłynął, więc trzeba go rozpatrzyć…

Jedyne sensowne rozwiązanie które przychodzi mi do głowy to takie, że jeżeli wpłynie wniosek, niezawierający dodatkowej strony, na której urząd dopełnia obowiązku informacyjnego, wymagane informacje zostaną wysłane do osoby pocztą.
Niestety, prawdopodobnie wygeneruje to ogromne koszty...

Nie wiem jeszcze, jakie rozwiązanie przyjmę, widać jednak, że nawet w wydawałoby się, prostych tematach trzeba zwracać uwagę na szczegóły…

A może macie inne, ciekawe rozwiązanie?Jarosław Żabówka edytował(a) ten post dnia 10.12.08 o godzinie 02:44

Temat: Obowiązek informacyjny

Poruszyłeś bardzo ciekawy problem spójności prawa. Administracja publiczna działa na podstawie prawa i zgodnie z przepisami prawa. Dosyć dawno w Polsce obowiązuje Kodeks Postępowania Administracyjnego, który reguluje procedury postępowania w Urzędach. Masz jeszcze coś takiego jak i stosowne formularze wniosków opracowane w Rozporządzeniach. I nie możesz ich zmieniać - bo brak jest w nich obowiązku informacyjnego :). I trzeba pamiętać , że administracja ( jednym z tłumaczeń tego słowa jest zarządzanie) ma być sprawna. Generalnie poruszyłeś ciekawy problem. Moim zdaniem informacja wywieszona w Urzędzie jest informacją upublicznioną i generalnie spełnia już przesłanki obowiązku informacyjnego. Natomiast należy zadać pytanie, czy dopełnianie tzw obowiązku informacyjnego przez Urząd, poprzez wysyłanie informacji do strony działającej przez pełnomocnika, w sytuacji składania wniosku (zgodnie z kpa) przez pełnomocnika strony - nie byłoby wręcz nadinterpretacją celowości takiego działania Wszak pełnomocnik działa nie w swoim imieniu, ale w imieniu strony.
Ciekawa jestem innych opinii

Temat: Obowiązek informacyjny

I jeszcze na potwierdzenie mojego poprzedniego postu powołałabym się na art 25 ust.2 pkt 6.

Temat: Obowiązek informacyjny

Jarosław Żabówka:
Dodatkowo literatura podaje:
-Obowiązku informacyjnego nie można wypełnia w formie ogłoszenia – informacja musi być skierowana do konkretnej osoby.
-Informacje należy przekazać bezpośrednio osobie której dane będą przetwarzane.
-Informacje należy podać przed rozpoczęciem przetwarzania danych (osoba musi np. wiedzieć, czy ich podanie jest dobrowolne czy obowiązkowe).

Jarku mógłbyś podać źródło tych informacji? Spotkałem sie juz gdzieś z nimi tylko nie moge sobie przypomnieć gdzie.

Ogólnie rzecz biorąc sprawa dość skomplikowana, dopełnienie obowiazku informacyjnego drogą pocztową było by idealnym rozwiazaniem gdyby nie fakt kosztów, docelowych odbiorców pewnie mozna by liczyc w tysiacach jesli ADO jest jakis "urząd".

Ciezka sprawa i jestem ciekaw na co sie zdecydujesz, bede z ciekawoscia sledzil ten temat.

Plus niesamowicie absurdalny przepis uodo podany przez Justyne, przeciez tego mozna tylko domniemywać, a wykorzystywanie tego przepisu dla wlasnej "wygody" nie jest dobrą drogą

PozdrawiamWojciech Kogut edytował(a) ten post dnia 19.12.08 o godzinie 21:21

Temat: Obowiązek informacyjny

Jarosław Żabówka:
Jedyne sensowne rozwiązanie które przychodzi mi do głowy to takie, że jeżeli wpłynie wniosek, niezawierający dodatkowej strony, na której urząd dopełnia obowiązku informacyjnego, wymagane informacje zostaną wysłane do osoby pocztą.
Niestety, prawdopodobnie wygeneruje to ogromne koszty...

Jeśli wpływa wniosek, to moim zdaniem obowiązku informacyjnego można dopełnić w piśmie z odpowiedzią.
Cóż... wtedy trudno, przez okres rozpatrywania wniosku, klient nie będzie poinformowany.
Ewentualnie, jeśli wzór wniosku jest z góry określony i ma przykładowo 3 strony, gdzie strony 1-2 są do wypełnienia, a strona 3 to tylko pouczenia instrukcje i informacje, wzór wniosku jest do ściągnięcia z www, to w treści wniosku zawrzeć informację, że niekompletne nie będą rozpatrywane. Trochę to brutalne, ale może rozwiązuje twój problem ?
Ewentualnie wymusić podpis na tej trzeciej stronie ?

Temat: Obowiązek informacyjny

Wojciech Kogut:
Jarku mógłbyś podać źródło tych informacji? Spotkałem sie juz gdzieś z nimi tylko nie moge sobie przypomnieć gdzie.

Opierałem się na komentarzu do ustawy (Barta, Fajgielski, Markiewicz). Poradnik GIODO z serii ABC wypowiada się podobnie.

Będę dalej szukał innych rozwiązań, na razie zarekomenduję Dyrekcji takie rozwiązanie:
-Do druków wniosków dodajemy dodatkową stronę, zawierającą wymagane informacje – dodajemy stronę na końcu, jako osobną, wydzieloną część, żeby nie ingerować w treść wniosku.
-Jeżeli wpłynie wniosek, który nie będzie zawierał tej strony, lub nie będzie pod nią podpisu, to informacje zostaną wysłane pocztą wraz z decyzją administracyjną, lub innym, pierwszym pismem wysyłanym w sprawie do osoby.
-Informacje będą wysyłane osobnym pismem, jedyne w wypadku jeżeli czas do wysłania decyzji lub innego pisma byłby zbyt długi. Oczywiście powstaje pytanie, jak to zorganizować. Będziemy musieli znaleźć jakieś rozwiązanie.

Nie mogę wymagać, żeby wnioski były składane jedynie na opracowanych w urzędzie drukach. Jeżeli wniosek wpłynie, to nie mogę wstrzymywać postępowania powodu niedopełnienia obowiązku informacyjnego. Myślę, że wstrzymanie się z wysłaniem informacji do pierwszego pisma, nie naruszy praw osoby składającej wniosek.
Ponieważ, nie istnieje możliwość zagwarantowania przekazania informacji przed wpłynięciem wniosku, takie rozwiązanie nie pozwoli stwierdzić, że urząd nie dołożył należytej staranności.

Temat: Obowiązek informacyjny

Jarosław Żabówka:

Wojciech Kogut:
Jarku mógłbyś podać źródło tych informacji? Spotkałem sie juz gdzieś z nimi tylko nie moge sobie przypomnieć gdzie.

Opierałem się na komentarzu do ustawy (Barta, Fajgielski, Markiewicz). Poradnik GIODO z serii ABC wypowiada się podobnie.

Tak było to w "ABC wybranych zagadnień z ustawy o ochronie danych osobowych." Może ktos chce sie zapoznac z tekstem wiec podaje:

"Informacje te należy przekazać osobie, której dane dotyczą. Poinformowanie powinno mieć charakter indywidualny w tym znaczeniu, iż nie może być zastąpione, np. ogłoszeniem czy też adnotacją umieszczoną w regulaminie, jeśli osoba nie ma możliwości bezpośrednio zapoznania się z jego treścią. Obowiązek ten powinien być wykonany w zasadzie przed rozpoczęciem zbierania danych. Ustawa nie zawiera bowiem w tym zakresie żadnych wskazówek, podobnie jak nie przesądza, w jakiej formie obowiązek
informacyjny powinien być spełniony. Skoro zaś ustawodawca nie narzuca żadnej formy, należy uznać, iż jest ona w zasadzie dowolna (informacje mogą być udzielone np. ustnie).
Uwaga! Z punktu widzenia dowodowego wskazane jest jednak posłużenie
się formą pisemną."

Co do art. 24 ust. 2 pkt. 2, czyli co do wylaczenie obowiazku informacyjnego z racji posiadania tych informacji przez zainteresowanego

"ABC ochrony danych osobowych":
"Jeżeli osoba przychodzi do urzędu, np. w sprawie wydania dowodu osobistego, wydania decyzji o warunkach zabudowy, przyznania dodatku mieszkaniowego, to urzędnik może uznać, że posiada ona informacje, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, jeśli wie, że
osoba ta ma świadomość, kto jest administratorem danych, orientuje się co do celu ich zbierania, wie o tym, czy podanie danych jest dobrowolne, czy też obowiązkowe. Osoba ta może bowiem
pozostawać w kontakcie z urzędem, np. być w nim już wcześniej w
tej samej sprawie. Wtedy, gdy dochodzi do ponownego zbierania danych (przez tego samego administratora, do tych samych celów), można powołać się na spełniony już wcześniej obowiązek poinformowania."

natomiast "ABC wybranych zagadnień z ustawy o ochronie danych osobowych.":
"(...) wyłączenia obowiązku informacyjnego nie można oprzeć na subiektywnym odczuciu administratora, że osoba zainteresowana jest świadoma wszystkich okoliczności związanych ze zbieraniem jej danych osobowych. Musi być to okoliczność stwierdzona w sposób obiektywny i sprawdzona, czy rzeczywiście podmiotowi danych wszystkie informacje wymienione w art. 24 ust. 1 są znane."

i bądź mądry.

Mysle Jarku że twoje rozwiazanie w tym momencie jest najrozsadniejsze, na szczescie ja mam na tyle wygodna sytuacje ze w moim przypadku kazdy "zainteresowany" moze dostac pisemko z informacjami o ADO do reki.

PozdrawiamWojciech Kogut edytował(a) ten post dnia 22.12.08 o godzinie 10:49